Mail Merge adalah salah satu fasilitas di Microsoft Office Word yang bermanfa'at untuk mempermudah kita dalam pengolahan data dan sekaligus pencetakan (print dokumen) yang jumlahnya banyak dengan format dokumen yang sama, misalkan di sini saya akan contohkan pembuatan Raport Siswa Kelas X dan sekaligus pencetakannya (print) dengan menggunakan fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office WORD 2010.
Adapun Langkah-langkahnya adalah sbb:
- Buka atau buat dokumen pada Excel. Misalkan, di sini saya buat dokumen siswa pada excel dengan nama file: Nilai Raport.xlsx seperti gambar di bawah ini yang berisi data-data siswa berupa: Nama, NIS, Kelas dan Jurusan, nilai siswa untuk tiap mata pelajaran. (klik gambar untuk memperbesar ):
- Lalu buka atau buat dokumen di Microsoft Word berupa format raport, di sini saya mencontohkan format raport kelas X memakai KUTIL ( Kurikulum 2013 ) dengan nama file: Nilai Raport.docx, saya contohkan sedikit/sebagian saja:
- Langkah selanjutnya, pada dokumen word tersebut, pilih Mailings, Start Mailmerge, lalu pilih Normal word documents:
- Pada tab Mailings, pilih Select Recipients, lalu pilih Use Existing List:
- Kemudian pilih file excel yang berisi data-data siswa tadi (pada file:Nilai Raport.xlsx), kemudian klik Open (Gbr.1), lalu pada tampilan Select Table (Gbr.2), klik OK, maka akan tampil lagi dokumen Word (Gbr.3) seperti tampilan pada langkah ke-2 di atas :
 |
| Gbr.1 |
 |
| Gbr. 2 |
 |
| Gbr. 3 |
- Masih di Tab Mailings, pilih Insert Merge Field, lalu pilih data-data dari excell tadi yang berupa: Nama_Siswa (tempatkan kursor di kolom isian untuk nama siswa), NIS (tempatkan kursor di kolom isian NIS siswa), Kelas (tempatkan kursor di kolom isian Kelas ) dan Agama; PKN; Bind; Mat; Sejarah; Bingg (tempatkan kursor di masing-masing kolom mata pelajaran yang berada di dalam tabel )
- Pada tabel di atas terlihat : <<Nama_Siswa>> , <<NIS>> , <<kelas>> , <<Agama>> , <<PKN>> dst.... itu menandakan datanya sudah siap diinputkan.
- Untuk melihat hasil inputannya, masih di Tab Mailings, pilih Preview Results, maka akan tampil data-data siswa yang ada di file excel tadi:
- Untuk melihat data dari siswa lainnya, tinggal klik panah yang berada di bagian Find Recipients, misalkan kita ingin lihat data siswa yang berada di urutan ke-3 pada dokumen Nilai Raport.xlsx, maka akan muncul data-data dari siswa yang berada di urutam ke-3 pada file excel tadi, dst...:
- Selesai sudah langkah pembuatan dokumen dengan menggunakan fasilitas Mail Merge. Kemudian untuk mencetak dokumen, masih pada Tab Mailings, pilih Finish & Merge lalu klik Print Documents (Gbr. 4), lalu pilih dokumen yang ingin dicetak (Gbr.5), pilih: All (untuk mencetak semua data), Current Record (untuk mencetak data yang sedang dibuka), From -To (untuk mencetak data sesuai keinginan, misal dari data 1-3, 3-5, dll.) lalu OK. Kemudian seperti pada Gbr. 6, sesuaikan terlebih dahulu jenis printer yang digunakan dan settingan yang lainnya, lalu setelah selesai menyetingnya klik OK, maka proses printing akan segera berjalan (untuk settingan yang lainnya (pada Gbr.6) akan dijelaskan pada postingan berikutnya)
 |
| Gbr. 4 |
 |
| Gbr. 5 |
 |
| Gbr. 6 |
- Selesai sudah pembuatan dan sekaligus pencetakan dokumen dengan menggunakan fasilitas Mail Merge. Sebenarnya contoh di atas adalah contoh yang sangat sederhana dengan jumlah data yang sedikit, jadi tidak terlalu kelihatan manfa'at dari Mail Merge ini, tetapi bayangkan jika kita mempunyai data siswa ataupun data yang lainnya yang jumlahnya ratusan atau ribuan, misalnya dalam pencetakan Label Undangan di mana jumlah undangannya mencapai ratusan orang, pencetakan Nama dan Alamat pada Amplop untuk undangan ataupun pemberitahuan lainnya dengan jumlah Nama dan Alamat yang banyak, dll., maka akan terasa sekali manfa'at dari fasilitas Mail Merge ini.
Sekian postingan kali ini, mohon ma'af jika ada kekurangan ataupun kesalahan dalam postingan Tutorial Mail Merge ini.
0 Comments